Urlop na żądanie. Kiedy i jak go zgłosić?

Urlop na żądanie funkcjonuje w polskim porządku prawnym od 2003r., a jednak do tej pory sposób wnioskowania, cel urlopu oraz okoliczności, które uprawniają pracodawcę do kwestionowania prawa do tego rodzaju dni wolnych, budzą wciąż spore wątpliwości. Wiele sporów na tym tle rozstrzygają sądy. Sprawa zatem nie jest błaha.

Prawo każdego pracownika

Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę, nawet ten podejmujący pracę po raz pierwszy w życiu, ma prawo do czterech dni urlopu na żądanie. Dni te nie są dodatkowymi dniami wolnymi w stosunku do urlopu wypoczynkowego, lecz zawierają się weń. Zatem jeśli pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego, to w jego ramach może wykorzystać 4 dni urlopu na żądanie.

Urlopu na żądanie nie ujmuje się w rocznych planach urlopu. To ważne dla pracowników firm, w których funkcjonuje rygorystycznie przestrzegany plan urlopu, do którego po jego zatwierdzeniu, trudno wprowadzić zmiany. Te cztery dni stanowią pewnego rodzaju bufor bezpieczeństwa, w razie niespodziewanych okoliczności.

Niewykorzystany urlop na żądanie nie przechodzi na następny rok, nie ma więc obawy, że pracownik skumuluje sobie dni wolne „od ręki’ i zechce wykorzystać 8 dni wolnych w kolejnym roku.

Jak poinformować pracodawcę o urlopie na żądanie?

Kodeks pracy nie precyzuje sposobu, w którym należy poinformować szefa o swojej nieobecności w pracy. Można więc złożyć wniosek w tradycyjnej, pisemnej formie, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby informację o dniu wolnym przekazać mailem, przez sms, czy w telefonicznej rozmowie. Warunek jest jeden, pracodawca musi być powiadomiony najpóźniej w dniu wykorzystania urlopu na żądanie, ale przed rozpoczęciem dnia pracy pracownika, czyli przed godziną, o której pracownik powinien się stawić na swoim stanowisku.

Pracownik nie ma obowiązku podawać przyczyny, z której wnioskuje o urlop na żądanie. Pierwotnie ustawodawca zakładał, że urlop ten będzie dawał możliwość rekompensaty za pierwszy, niepłatny dzień niezdolności do pracy (obecnie niepłatne zwolnienie lekarskie ma miejsce w przypadku nadużycia alkoholu, ale w trakcie powstawania przepisów o urlopie na żądanie – 2003r., niepłatny był pierwszy dzień zwolnienia lekarskiego trwającego nie dłużej niż 6 dni), załatwienia ważnych spraw osobistych lub możliwość odpoczynku i regeneracji sił w związku z  chorobą, która nie wymaga zwolnienia lekarskiego. Można by więc wnioskować, że charakter tego urlopu jest zbliżony do charakteru urlopu okolicznościowego lub zwolnienia lekarskiego, zatem uprawnione byłoby pytanie pracodawcy o przyczynę nieobecności.  Bez względu jednak na potrzeby, które pracownik będzie realizował w trakcie urlopu na żądanie, trzeba pamiętać, że jest on częścią urlopu wypoczynkowego, a w przypadku tego rodzaju urlopu informowanie pracodawcy o sposobie wykorzystania dni wolnych nikomu nawet nie przeszłoby przez myśl.

Pracodawca nie może też, co do zasady, odmówić wnioskującemu pracownikowi. Brak zgody ze strony przełożonego może nastąpić wyłącznie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy istnieje obiektywna konieczność obecności i wykonywania przez pracownika pracy w danym dniu. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy. Możliwość odmowy ma zapobiegać zmowie pracowników, aby przez jednoczesne wykorzystanie dnia wolnego nie realizować protestów przeciw pracodawcy.

Kilka dnia urlopu na żądanie z rzędu

Kodeks pracy nie zawiera zapisów, które mówiłyby o konieczności dzielenia dni wolnych przysługujących w ramach urlopu na żądanie, podobnie jak nie narzuca wykorzystania tego urlopu w sposób nieprzerwany. Nie ma więc zakazu wykorzystania np. 2 dni urlopu na żądanie, jeden po drugim.

Gdy pracodawca odmawia urlopu na żądanie

Często pracownicy biorą urlop na żądanie w przypadku nagłej, krótkotrwałej niedyspozycji (złe samopoczucie, choroba, kac). Jeśli szef zaneguje nasze prawo do wykorzystania urlopu na żądanie w konkretnym dniu, w zasadzie powinniśmy stawić się w miejscu pracy. Jeżeli jednak nie jesteśmy w stanie tego zrobić, możemy udać się do lekarza po zwolnienie lekarskie. W tym przypadku nieobecność będzie usprawiedliwiona. Pamiętajmy, że nawet w przypadku kaca, lekarz ma możliwość wystawienia zwolnienia lekarskiego. W przypadku tej „choroby” trzeba liczyć się z brakiem zapłaty za dzień wolny, bowiem zgodnie z przepisami, pierwsze pięć dni zwolnienia wystawionego z powodu nadużycia alkoholu, jest niepłatne.